Método de Trabajo - Consultoría Profesional

1. Toma de datos

Descripción de la Consultoría:

Necesidades

Creación de un documento que refleje el alcance del proyecto con el objetivo de que sea validado y firmado por ambas partes.

Fases del Proyecto

El programa de trabajo se ha elaborado teniendo en cuenta los objetivos del proyecto indicados posteriormente. El proyecto se realizará en varias fases:

Estimación de costes

• Económicos

Se realizará una primera valoración estimada en función de la Toma de Datos y se presentará presupuesto económico detallando la duración del mismo en número de meses, horas por mes, número de visitas presenciales, …

El periodo mínimo de duración debería de ser de tres meses a partir de la aceptación del presupuesto, con opciones de renovaciones mensuales que necesitarán ser validadas por las partes y objeto de nuevo presupuesto.

• Confidencialidad

En los casos en que el cliente lo solicite, se firmará un documento de confidencialidad con el fin de garantizar que los procesos, información, datos y conocimientos aportados mientras dure el proyecto, serán tratados debidamente y con total confidencialidad.

• Aceptación propuesta

Se presentará una propuesta donde además del montante económico se hará constar la fecha de inicio del proyecto, dicha propuesta tendrá una validez máxima de 30 días.

La aceptación de la misma mediante la firma del presupuesto implicará la facturación de las cuotas estimadas en las condiciones del proyecto y forma de pago pactada. Será condición indispensable para empezar el proyecto la aceptación de la propuesta.

2. Fase de Definición

Alcance Proyecto:

A partir de la toma de datos y con el análisis funcional se realizará un informe sobre el alcance real del proyecto.

Equipo de trabajo:

Es muy importante definir, desde el primer momento, las personas que van a desempeñar las tareas a realizar en el proyecto. Tanto el número de esas personas, como el departamento al que pertenecen. En este sentido, los roles podrán ser asumidos por una sola persona o compartidos por varias.

Validación Informe Alcance Proyecto:

Se validará por las partes el informe del alcance estimado del proyecto surgido del punto 2.a.

3. Fase de inicio

Análisis funcional

Será realizada por los consultores con la participación de la empresa desarrolladora (en caso de ser externa) o en su defecto, del departamento de desarrollo del cliente final.

El objetivo de esta fase es la obtención de una especificación detallada de información que satisfaga las necesidades de los clientes.

Entendemos que aquellos procesos que a priori se detallen durante la fase de análisis es posible que requieran un cierto nivel de ajuste y de puesta en marcha a la hora de hacer el arranque operativo de los mismos en el cliente.

Fases e Hitos

Se definirán las fases (nodo principal), los hitos intermedios (sub-nodos) y las tareas detallando claramente:

• Nombre de la fase, fecha de inicio, duración y responsables/s

• Nombre del hito, fecha de inicio, duración y responsables/s

• Tarea, responsable/s, duración

Con esta estructura, podremos conocer los recursos empleados en cada tarea, hito o fase realizando a partir de ellos el informe de seguimiento.

Riesgos y desviaciones

En cada fase de seguimiento, se anotarán los posibles riesgos que podamos encontrarnos a priori y que deberán ser actualizados cuando exista información relevante que así lo aconseje.

Toda desviación de tiempo deberá ser informada a cada uno de los responsables.

Definir calendarios

• Reuniones

Se establecerá un calendario de las reuniones como mínimo a un mes vista.

Una vez validado, se planificarán las reuniones mediante una plantilla de comunicación donde deberá constar claramente:

• Fecha reunión

• Localización: en el caso de ser presencial

• Duración

• Responsable: regirá la organización y el desarrollo de la misma

• Secretario: escribirá el acta y la enviará a todo el equipo

• Orden del día

• Tareas

Las tareas a realizar deberán introducirse en el sistema de seguimiento del proyecto asignándola a un responsable o a varios, especificándose claramente la tarea a realizar, duración estimada, etc.

Será función del responsable asignado a la tarea el comunicar al director de proyecto cualquier acción que impida realizarla en el plazo estimado.

• Plan de pruebas

El plan de pruebas establecido por tareas, hitos o fases deberá ser cumplido y debidamente cumplimentado en el cuadro de seguimiento.

• Seguimiento de Fases-Hitos-Tareas

• Metodología Reuniones

Las reuniones deberán de empezar de forma puntual siendo responsabilidad del encargado de dirigirla el llevarlo a cabo.

Se empezará leyendo el acta de la reunión anterior si procede.

El secretario irá tomando nota de los puntos tratados, así como de los comentarios y respuestas sobre ellos haciendo constar en cada uno la persona que los haya realizado.

En caso de surgir actividades, será el responsable de la reunión el encargado de planificarlas a cada miembro.

El acta deberá ser enviada al equipo del proyecto, haya asistido o no a la misma.

4. Fase de desarrollo

El objetivo de esta fase es realizar el desarrollo de los componentes y los procedimientos asociados, así como toda la documentación necesaria.

5. Fase de Control

Plan de pruebas

Ejecución de todas las tareas incluidas en el plan de pruebas aprobado.

Control periódico

Se realizará un control mensual (mínimo) del estado de la fase actual.

Informes situación estado proyecto.

Los informes de situación de estado se entregarán en las reuniones periódicas.

Validación de propuestas en cada iteración.

De forma iterativa, después de cada validación del informe de estado, éste será proporcionado a todos los miembros del equipo, hayan asistido o no a las reuniones.

Desviaciones y Riesgos.

En el caso que un informe de situación de una tarea, hito o fase arroje datos que induzcan a pensar en una desviación o aparezca un riesgo, en función de su importancia puede ser necesaria una nueva reunión.

6. Fase de implantación

El objetivo de esta fase es la de realizar la puesta en producción tras la aceptación final del mismo.

Tras la finalización de esta fase, los hitos a alcanzar son el fin del proyecto.

Planificación calendario implantación.

Plan de Formación a administradores.

El objetivo de esta fase es desarrollar el Plan de Formación de cara a poner en conocimiento de los administradores del proyecto el uso y posibilidades de este.

Informe de validación de implantación.

Se realizará un informe de control del proyecto para posteriores revisiones.

7. Fase de Cierre

Informe final proyecto.

Una vez realizadas todas las verificaciones, se redactará un documento de cierre de proyecto donde se adjuntarán los posibles manuales (en el caso de estar incluidos en la consultoría), notas, datos relevantes, etc para su posterior validación.

Aceptación por todas las partes.

Será condición indispensable para finalizar el proyecto de consultoría, la validación y aceptación por ambas partes del informe final de proyecto.

Fase post-cierre.

• Feedback

Al finalizar el proyecto, se enviará una encuesta al cliente para recibir un feedback sobre la metodología, procedimientos, consultor, etc. con el fin de mejorar en próximos proyectos.

Informe de mejoras.

Los comentarios recibidos en el feedback serán introducidos en un sistema de seguimiento para procedimentarlos y tratarlos con los responsables de calidad.

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